PRISE EN CHARGE D'UNE DEMANDE POUR UN GROUPE

Responsable commerciale : Marine Auriol / assistante commerciale : Karen Doussat / guide conférencière : Charlotte Guitton

L'offre "groupes" est disponible sur notre site internet : rubrique "groupes et séminaires" et "brochure téléchargeable en ligne"

La demande peut arriver par divers biais :

Formulaire du site web : faire un mail au client pour informer de la prise en charge de sa demande et (nécessaire 90 % des cas) lui demander des précisions sur sa demande. Par téléphone ou e-mail.
Par e-mail via notre adresse groupes, grâce à la brochure ou aux réseaux sociaux par exemple : Si la demande est détaillée, attaquer directement le devis. Sinon, revenir vers lui par e-mail ou téléphone pour avoir plus de demande, ou bien lui envoyer le lien de la brochure pour qu’il se faire une idée lui-même.
Par téléphone : toujours prendre la demande par mail si elle arrive de l’accueil par exemple. Présenter un maximum d’option. Exemple : le client demande une visite guidée, lui mentionner que l’on peut compléter la journée avec un déjeuner, une balade en petit train, une nuit d’hôtel, etc.

Une fois la demande prise en charge :

Il s’agit d’un produit brochure : utiliser le produit pré-enregistré en Package dans Aloa et l’envoyer dans les 48 heures. Voir process Package Aloa.
Il s’agit d’un produit hors brochure : monter le produit point par point sur Aloa, mettre en page le devis et l’envoyer dans les 72 heures. Voir mode d’emploi Aloa.

S’il s’agit d’un produit très demandé : contacter le prestataire ou regarder la dispo sur les agendas avant d’envoyer le devis. La pose d’option se fait une fois le devis signé.

Dès le début du dossier : remplir le dossier papier nommé « Dossier Groupe 202.. » (pdf) dans le dossier « SERVICE GROUPES » sur le serveur. Cela permet de suivre l’évolution du dossier.

DEVIS SIGNÉ

Poser toutes les options auprès des prestataires.
Quand toutes les options sont OK, compléter le document « Dossier Groupe 202.. » (l’encart « option demandée » / « option confirmée ») et préparer le contrat de vente via Aloa.
L’envoyer par e-mail en précisant bien la date de validité (voir ci-dessous).

CONTRAT SIGNÉ

Envoyer un bon de réservation via Aloa à chaque prestataire pour confirmer la prestation.
Faire la première demande de devis si le presta n’est pas conventionné.
Toujours compléter le dossier papier.
Noter la date dans Zimbra + dans votre agenda si vous le souhaitez.
Faire la demande d’acompte si cela est nécessaire (voir « dates options / paiement » ci-dessous).

QUAND LA DATE DU DOSSIER APPROCHE

Préparer le dossier technique et les bons d’échange sur Aloa.
Envoyer les bons d’échange aux prestataires et le noter sur le dossier papier.
Envoyer le dossier technique complet au client lorsque le paiement du solde est fait. Le dossier sur le dossier papier.

Une fois que cela est fait et seulement quand tout cela est fait, vous pouvez cocher « PRÊT » sur le dossier papier.

DATES OPTIONS / PAIEMENT

envoi du devis et du contrat

ENVOI DU DEVIS :

Valable 30 jours, sauf si la date demandée est proche (on modifie alors selon les besoins).

ENVOI DU CONTRAT :

Le contrat vaut « option » pour 30 jours, sauf si la date demandée est proche (on modifie alors selon les besoins).

VG seule, forfait scolaire, demi-journée : Pas d’acompte.
Journée ou Séjour : acompte de 30 % avec contrat signé.

Quand date presta loin (ex : Journée en septembre réservée en février) : Ok pour prolonger option jusqu’à 1 mois de +.

PAIEMENT DU SOLDE :

VG seule, forfait scolaire, demi-journée : Sur le contrat, paiement à 10 jours avant sortie (Cf CDV). Dans notre discours, OK marge de manœuvre jusqu’à 3-4 jours avant sortie (attention aux week-ends ou jours fériés).
Journée : Sur le contrat, paiement solde à 10 jours avant sortie (cf CDV). OK marge de manœuvre jusqu’à environ 1 semaine avant sortie.
Séjour : Sur le contrat, paiement solde à 30 jours avant sortie (cf CDV). OK marge de manœuvre jusqu’à 15-10 jours avant sortie.

POUR LES EFFECTIFS :

Séjour : Très important d’avoir un 1^er effectif au plus tôt pour faire Rooming-List. Effectif final à 30 jours du départ, sinon frais d’annulation (cf CDV). On peut faire preuve de souplesse, mais garder de la fermeté.

Pour tout le reste : Entre 10 jours et 3-4 jours avant

paiement du solde

VG seule, forfait scolaire, demi-journée : Sur le contrat, paiement à 10 jours avant sortie (Cf CDV). Dans notre discours, OK marge de manœuvre jusqu’à 3-4 jours avant sortie (attention aux week-ends ou jours fériés).
Journée : Sur le contrat, paiement solde à 10 jours avant sortie (cf CDV). OK marge de manœuvre jusqu’à environ 1 semaine avant sortie.
Séjour : Sur le contrat, paiement solde à 30 jours avant sortie (cf CDV). OK marge de manœuvre jusqu’à 15-10 jours avant sortie.

POUR LES EFFECTIFS :

Séjour : Très important d’avoir un 1^er effectif au plus tôt pour faire Rooming-List. Effectif final à 30 jours du départ, sinon frais d’annulation (cf CDV). On peut faire preuve de souplesse, mais garder de la fermeté.
Pour tout le reste : Entre 10 jours et 3-4 jours avant

prestataires non conventionnes

- Faire une demande de devis détaillé, au nom de l’OT.

- Le faire signer par le directeur.

- Le scanner et l’enregistrer dans le fichier du dossier sur le serveur + dans le dossier au nom du presta dans (créer le dossier du presta s’il n’existe pas).

- Poser le devis papier signé dans la banette « devis » du service comptabilité

- Quand le groupe est passé, réception de la facture : on vérifie tout, puis on l’enregistre dans le même dossier de la compta et on dépose la facture imprimée dans la banette « facture » du service comptabilité.