Chaque partenaire a un référent "ressource" à l'OT, chaque interlocuteur fait remonter les besoins du prestataire à :

Marie-Claire

pour la mise à jour des informations des hébergeurs dans Tourinsoft ;

la taxe de séjour ;

le classement des meublés ;

le label tourisme et handicap ;

Anaïs

pour la mise à jour des informations des activités de loisirs dans Tourinsoft ;

 Patricia S.

le label vignobles et découvertes ;

Sandrine

la signalétique ;

Magali C.

pour le partenariat et le pass tourisme ;

Marine A.

pour les groupes

L'essentiel à demander :

1) dès que je rencontre un pro, je vais vérifier sur notre site internet si on a bien toutes les informations ci-dessous :

un descriptif de l'activité, des photos de qualité, ses coordonnées (surtout une adresse mail perso et adresse mail pour le public).

horaires et période d'ouverture et de fermeture, langues parlées, site internet, accès PMR ...

Je note sur le forum dans "infos pour tous" toutes ces informations et je les envoie soit à Marie-Claire (hébergeur) ou à Anaïs (autre prestataire) pour la création de leur code VIT (accès Tourinsoft pour qu'ils puissent saisir leurs infos).

Plus d'informations sur notre site internet : avantages du partenariat - bon de commande

Si j'ai un peu plus de temps et si le pro est disponible :

2) je lui demande s'il reçoit bien notre newsletter pro? Suivent-ils l'OT sur les réseaux sociaux? groupe "pros du tourisme"? ;

3) accueillent-ils des groupes? répondent-ils aux avis sur les réseaux sociaux? ;

4) pour toute question ou problème sur la signalétique, j'en informe Sandrine ;

5) travaillent-ils avec des producteurs locaux?

6) quels sont leurs attentes envers l'Office de Tourisme, quels sont leurs besoins?

Toutes ces questions se trouvent sur le modèle vierge RDV pro que je peux imprimer et compléter sur le réseau :

R:\OTCBM\BACKOFFICE\PARTENARIATS\PACKS PARTENAIRES -PUB\2022

7) je mets à jour le tableau de "suivi pro" pour la collecte et les nouvelles actions à mettre en place.

Comment devenir partenaire à l'Office de Tourisme ?

Un mail, un bon de commande et un flyer avec l'offre sont envoyés aux pros en début d'année.

1) Je vérifie dans le tableau de" collecte/suivi pro"  si le prestataire n'a pas déjà pris le partenariat (vérifier les 2 colonnes orange). 

2) Je contacte par téléphone mon portefeuille pro pour vérifier s'il a bien reçu le mail pour le partenariat.

En même temps, je valorise l'offre du partenariat via le flyer et je mets en avant les nouveautés :

visite virtuelle 360° + 10 photos utilisables sur google my business ou sur la page de notre site internet ; 

vidéo promotionnelle de 2 minutes (3h de tournage) ;

petit futé - édition spéciale Béziers Méditerranée ; 

Préciser que l'OT prend en 50% du tarif initial (le tarif affiché dans le flyer est le prix proposé par l'OT, la réduction de 50% est déjà faite, c'est un tarif VRAIMENT EXCEPTIONNEL)

Si le pro est intéressé par les avantages ci-dessus il est obligé de prendre le partenariat de base ! Attention offre limitée à 10 pros ! 

exemple pour une activité de loisirs : pack de base 100€ + visite virtuelle 216€ + 5 petits futés = 341€

Si le pro n'a pas reçu le mail, je renvoie le lien de la rubrique "pros" de notre site internet. On y retrouve le bon de commande, le flyer avec l'offre. 

Si je récupère un bon de commande du partenariat et le chèque :

2) je scanne les deux documents sur le réseau dans : R:\OTCBM\BACKOFFICE\PARTENARIATS\PACKS PARTENAIRES -PUB\2022\BONS DE COMMANDE REMPLIS 2022;

Le pro peut payer en chèque (ordre régie de recettes OTCBM), par virement (RIB sur le bon de commande), en espèces (on ne prend pas d'espèces dans les B.I.T, le pro doit se déplacer à Chapat et demander la compta ou Marie-Claire.

3) j'envoie un mail à Marie-Claire et à Magali C. et je laisse un message sur le forum dans "infos pour tous";

4) je mets les documents au coffre de mon B.I.T et Magali C. ou Alexandra H.  transmettront au plus vite les documents à Chapat;

5) je remplie le tableau de "collecte/suivi pro", je note dans les 2 colonnes orange"date démarchage partenariat" et "suivi partenariat" si j'ai bien reçu le bon de commande et le chèque si ce n'est pas le cas, mettre "chèque en attente".  

-Marie-Claire vérifie tous les documents sur le réseau, saisit le nouveau partenaire dans Welogin et envoie la facture au prestataire. 

-Maria ou Patricia S. complètent la convention "unique" avec les éléments du bon de commande (idem pour la billetterie, place de marché...).

Si un pro a payé une offre à la carte, j'envoie un mail au plus vite à Anaïs et Maryne. 

 Si j'ai le moindre doute sur le partenariat, j'appelle Magali C.

On change complètement notre système de "PASS TOURISME" "CARTE AMBASSADEUR" ! On passe à la city card Béziers Méditerranée.

C'est un forfait vendu sous forme de carte magnétique ou sous forme d'une application.

Notre offre : 

city card 24h : 20€ et city card kids 24h : 10€ ;

city card 48h : 30€ et city card kids 48h : 15€ ;

city card 72h : 40€ et city card kids : 20€ ;

city card 1 an : 25€ et city card kids : 10€ ;

Nos point de vente à partir de mars : online sur notre site internet, via l'appli, dans nos 5 B.I.T, chez nos hébergeurs (liste à définir).

Cette taxe permet de financer la promotion et le développement conduits par l'Office de Tourisme pour le territoire.

La grille tarifaire est disponible sur notre site internet "rubrique pro", chez les hébergeurs et dans les Mairies.

Sont exonérés du paiement de la taxe de séjour : les mineurs, les saisonniers, les personnes bénéficiant d'un logement d'urgence ou occupant un logement de moins de 8€.

Organisation détaillée OT / agglo taxe de séjour