LES EVENEMENTS ORGANISES PAR L'Office de Tourisme

responsables : Lauren et Guillaume

Préparation de la saison :

-le service événementiel contacte les différents vignerons, producteurs, restaurateurs, artistes, associations... en début d’année afin de connaître leurs disponibilités ;

-une réunion est organisée avec les prestataires pour connaître leurs besoins en matériel, recevoir leurs propositions de menus, tapas... ;

-une convention ou un contrat de prestations sont signés entre le prestataire et l'Office de Tourisme ;

-les besoins en matériel sont remontés au service technique de chaque Mairie (ampérage pour les branchements électriques...) ;

Communication auprès des équipes :

-les dates et la liste des participants sont communiquées à toute l'équipe de l'OT et au service de communication mutualisé Mairie, agglo, pour lancer la communication (saisie dans Tourinsoft, préparation des billetteries, insertions presse, réseaux sociaux...) ;

-le service événementiel participe à la matinée "accueil des saisonniers" pour expliquer le fonctionnement des événements de la saison ;

-le plan d'implantation de chaque événement est envoyé par mail aux participants ;

Organisation le jour J :

-Le jour J le référent du B.I.T ou CES permanent prépare le matériel (verres, bars, event flags...) et la caisse, les déposent sur le lieu de l'événement selon la fiche technique ;

-au lancement de la manifestation, le service événementiel accueille les participants et les aident à s'installer en fonction du plan d'implantation ;
-les agents d'accueil assurent la billetterie, l'information et l'orientation du public, questionnent les visiteurs via l'enquête de satisfaction en arborant un badge et une tenue identifiable ;
-le service événementiel veille au bon déroulement de l'animation, tant auprès des publics que des collègues et partenaires.

Et après ...

Un bilan de fin de saison (quantitatif/qualitatif) avec les participants (prestataires, institutionnels) sont réalisés afin d'apporter des actions correctives, ainsi qu’une aide décisionnelle à la reconduction de la manifestation.

Pour chaque évènement utiliser la checklist pour ne rien oublier !

Les soirées jazz tous les vendredis soir de juin à septembre

Les soirées théâtre un mercredi sur deux de juin à septembre

Jauge à 300 visiteurs max (conservatoire du littoral)

Il faut être vigilants sur les commandes le lundi et vérifier la veille si tous les frigos sont remplis (même celui de la cuisine).

Le service événementiel arrive vers 17h pour accueillir le groupe de musique. Le service évènementiel et les CES sur place installent le mobilier (mobilier du préau +hangar+chiliennes) soit à l'extérieur ou sous le préau si la météo est mauvaise (on tire les rideaux transparents selon le vent, la pluie). Un coup d'éponge est passé sur le mobilier et les bougies sont placées sur chaque table.

Vérifier que la salle pédogo soit bien propre pour que les artistes puissent bien s'installer.

L'évènementiel installe les tapis, les lumières (dans réserve boutique) pour les artistes et leur propose une boisson, repas.

1 CES installe la bâche de l'évènement sur la façade et au niveau du parking. Quand la soirée débute, sortir les cubis et glaçons.

Chaque CES prend son poste : 2 personnes à la caisse boutique, 2 personnes à la caisse coin gourmand, 1 personne s'occupe du réassort des frigos.

Pendant la "pause" une personne se place au niveau du tri sélectif pour aider les clients.

Quand la nuit commence à tomber allumer le belvédère (compteur dans la cuisine du personnel).

Faire attention aux lumières à l'intérieur de la salle d'exposition, elles ne doivent pas être trop "fortes" !

En fin de soirée :

Une personne reste au tri sélectif et amène les bouteilles en verre dans le hangar pour le tri.

tout le monde se mobilise pour ranger et nettoyer le mobilier sous le préau et les grandes tables ... au hangar.

Penser à éteindre le belvédère et faire la fermeture correctement, surtout bien mettre les alarmes !

Généralement la caisse est comptée le lendemain.

Les Mardis de Valras de 19h à 23h

Lieu : Esplanade Turco, théâtre de la mer (côté fête-foraine, port de Valras-Plage) de 19h à 23h.

stationnement vignerons, participants :

-les véhicules pourront stationner sur l'esplanade (à confirmer) ;

le service animation apporte les verres nécessaires, jus de fruit, tickets et caisse.

la veille:

- le service événementiel envoie un mail aux vignerons, artistes et participants ;

- contacte « la glacière du midi » 06 13 95 14 70 pour commander 30 kg de glace par vigneron (en fonction du nombre de vignerons) et 20kg pour les jus de fruit (billetterie).

le jour J, mise en place par la ville :

- 1 tente 4*4m est installée par les services de la ville chaque mardi pour assurer l'accueil et la vente des tickets ;

- besoin de 3 tables et 6 chaises par soirée (principalement pour l'organisation) ;

- les services de la mairie se chargent de sonoriser le concert (+ micro pour prises de paroles) et se charge du montage et du démontage de l'opération y compris la fixation des bâches sur les comptoirs ;

Une personne municipale est d'astreinte pour assurer le bon déroulement de la soirée ;

mise en place par l'événementiel :

-le matériel nécessaire est amené sur le lieu (verres, nappes, eventflag, affichage règlementaire...)

mise en place par l'accueil :

-arrivée 30 minutes avant pour installer les nappes, le stand, affichage...

en fin de soirée :

-les CES comptent minutieusement la caisse et aident à ranger le matériel (nappes, affichage, eventflag...)

-la caisse est ramenée au coffre ;

les jeudis de Beziers

Lieu : allées Paul Riquet (du Cristal au kiosque du petit train) de 19h à 23h

Simon ou Geoffrey apportent les verres nécessaires, jus de fruit, tickets et caisse.

la veille:

- le service événementiel envoie un mail aux vignerons, artistes et participants ;

- contacte « la glacière du midi » 06 13 95 14 70 pour commander 30 kg de glace par vigneron (en fonction du nombre de vignerons) et 20kg pour les jus de fruit (billetterie).

le jour J, mise en place par la ville :

- 2 tentes 4*4m est installée par les services de la ville chaque mardi pour assurer l'accueil et la vente des tickets ;

- besoin de 6 tables et 6 chaises par soirée (principalement pour l'organisation) ;

- les services de la mairie se chargent de sonoriser le concert (+ micro pour prises de paroles) et se charge du montage et du démontage de l'opération y compris la fixation des bâches sur les comptoirs ;

Une personne municipale est d'astreinte pour assurer le bon déroulement de la soirée ;

mise en place par l'événementiel :

-le matériel nécessaire est amené sur le lieu (verres, nappes, eventflag, affichage règlementaire...)

mise en place par l'accueil :

-arrivée 30 minutes avant pour installer les nappes, le stand, affichage...

en fin de soirée :

-les CES comptent minutieusement la caisse et aident à ranger le matériel (nappes, affichage, eventflag...)

-la caisse est ramenée au coffre ;

Truck and beer

Lieu : site des écluses de Fonseranes de 18h à 22h

stationnement vignerons, participants :

bas des écluses

mise en place par l'événementiel / service technique de l'OT :
1 tente et 3 tables, 5 chaises

3 bâches : 1 sur le stand, sur le parking et sur stand du DJ

en fin de soirée :

Les CES aident à ranger, la caisse est rangée au coffre.

CAISSE, ATTENTION !

Chaque sac à dos contient :

2 monnayeurs

1 caisse avec fonds de caisse et tickets, ainsi que la feuille à remplir.

1 trousse avec stylo, carnet, calculette, testeur de billet...et rouleau papier TPE

1 lampe qui fait office de power bank (le cordon est dans la trousse)

1 pic ticket CB

1 TPE

À la fin de la soirée, il faut compter l'argent et remplir la feuille. NE PAS DISSOCIER LE FONDS DE CAISSE.

Le sac doit contenir LES MÊMES CHOSES (ET RIEN D'AUTRE) hormis la caisse contenant les espèces et le reste des tickets qui doit aller au coffre AVEC TOUT L'ARGENT.

TOUT L'ARGENT DOIT ALLER AU COFFRE AVEC LES TICKETS.

NE RIEN LAISSER DANS LES MONNAYEURS.